Fragen zu Grundlagen der VgV

Was sind die Pflichten öffentlicher Auftraggeber?

Öffentliche Auftraggeber gem. § 98 GWB sind bei Vergaben von öffentlichen Aufträgen, die den Schwellenwert von derzeit 209.000 € (100 % Nettohonorar zzgl. mind. 3 % NK) erreichen, an den Verfahrensweg des GWB und der VgV gebunden.

Gem. § 74 Abs. 1 VgV werden Architektenleistungen in der Regel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV oder im wettbewerblichen Dialog nach § 18 VgV vergeben. Gem. § 14 Abs. 4 Nr. 8 VgV kann der öffentliche Auftraggeber auch Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn im Anschluss an einen Planungswettbewerb nach den Bedingungen dieses Wettbewerbs an den Gewinner oder an einen der Preisträger vergeben werden muss.

Soll der Auftrag laut der Auslobung nicht an den Gewinner, sondern an einen der Preisträger vergeben werden, so müssen alle Preisträger des Wettbewerbs zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert werden.

Bei Projekten, die den Schwellenwert nicht erreichen, findet die VgV keine Anwendung.

Welche Verfahrensarten gibt es?

Für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Nettoauftragswert die jeweils festgelegten Schwellenwerte erreicht, stehen derzeit ausschließlich folgende Verfahrensarten zur Verfügung (§ 119 Abs. 1 GWB):

  • das offene Verfahren,
  • das nichtoffene Verfahren,
  • das Verhandlungsverfahren,
  • der wettbewerbliche Dialog oder
  • die Innovationspartnerschaft

Gem. § 74 Abs. 1 VgV werden  Architektenleistungen in der Regel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV oder im wettbewerblichen Dialog nach § 18 VgV vergeben werden.

Gem. § 14 Abs. 4 Nr. 8 VgV kann der öffentliche Auftraggeber auch Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn im Anschluss an einen Planungswettbewerb nach den Bedingungen dieses Wettbewerbs an den Gewinner oder an einen der Preisträger vergeben werden muss. Soll der Auftrag laut der Auslobung nicht an den Gewinner, sondern an einen der Preisträger vergeben werden, so müssen alle Preisträger des Wettbewerbs zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert werden.

Für die Vergabe von Architektenleistungen kommen regelmäßig folgende Verfahren zur Anwendung:

  • Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
  • Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb mit vorgeschalteten Planungswettbewerb

Wie ist der Ablauf eines Verhandlungsverfahrens?

1. Bekanntmachung

Die Auswahl erfolgt nach vorheriger europaweiter Bekanntmachung im EU-Amtsblatt gem. § 37 Abs. 1 VgV.

Sowohl die Eignungs- wie auch die Zuschlagskriterien und deren Wichtung sind bereits in der Auftragsbekanntmachung und/oder den Vergabeunterlagen anzugeben (§§ 122 Abs. 4 GWB i.V.m. § 42 Abs. 1 VgV, §§ 127 Abs. 5 GWB i.V. m. § 58 Abs. 3 VgV).

Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, begrenzen, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.

In der Auftragsbekanntmachung sind die von dem Auftraggeber vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl, die vorgesehene Mindestzahl und gegebenenfalls auch die Höchstzahl der einzuladenden Bewerber anzugeben (§ 51 Abs. 1 VgV).

Wenn der öffentliche Auftraggeber es sich vorbehält, den Auftrag ohne in Verhandlungen einzutreten auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, muss dies ebenfalls bereits in der Auftragsbekanntmachung erklärt werden (§ 17 Abs. 11 VgV).

Die Eignungskriterien dürfen gem. § 122 Abs. 2 Satz 2 GWB ausschließlich Folgendes betreffen:

  • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 75 Abs. 1 VgV)
  • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV), z.B. Mindestjahresumsatz
  • technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§§ 46, 75 Abs. 5 VgV), z.B. Referenzen
  •  

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung (§ 17 Abs. 2 VgV). Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Teilnahmefrist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf (§ 17 Abs. 3 VgV).

Grundsätzlich erfolgt der Nachweis der Eignung über die Vorlage von Eigenerklärungen. Wenn der öffentliche Auftraggeber Bescheinigungen und sonstige Nachweise anfordert, verlangt er in der Regel solche, die vom Online-Dokumentenarchiv e-Certis abgedeckt sind (§ 48 Abs. 2 VgV). Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen muss der öffentliche Auftraggeber die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV).

2. Angebotsphase

Der öffentliche Auftraggeber wählt anhand der Bewerbungsunterlagen geeignete Unternehmen aus, die er auffordert ein Erstangebot einzureichen (§§ 17 Abs. 4, 52 Abs. 1 VgV). Erfüllen mehrere Bewerber an einem Teilnahmewettbewerb mit festgelegter Höchstzahl gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los getroffen werden (§ 75 Abs. 6 VgV).

3. Eigentliche Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern.

Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 10 VgV).

Zuschlagskriterien können neben der Wirtschaftlichkeit auch qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte sein. Insbesondere gemäß § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals, wenn die Qualität des eingesetzten Personals erheblichen Einfluss auf das
Niveau der Auftragsausführung haben kann.

4. Abschluss der Verhandlungen

Beabsichtigt der öffentliche Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet er die verbleibenden Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest. Er vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet über den Zuschlag auf der Grundlage der Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 14 VgV).

5. Zuschlag

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB).

Architektenleistungen werden dabei grundsätzlich im Leistungswettbewerb vergeben. Ist die zu erbringende Leistung nach der HOAI zu vergüten, ist der Preis im dort vorgeschriebenen Rahmen zu berücksichtigen (§ 76 Abs. 1 VgV).

Der öffentliche Auftraggeber muss die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist (§ 134 Abs. 1 GWB).

Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der oben genannten Information geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an (§ 134 Abs. 2 GWB).

Wie errechnet sich der Auftragswert?

Maßgeblich sind zur Berechnung des Auftragswertes die Vorgaben aus § 106 Abs. 1 GWB i.V.m. § 3 VgV.

Der Auftragswert (Schwellenwert derzeit € 209.000,- netto) bezieht sich auf die Höhe des Architektenhonorars einschließlich der Nebenkosten (OLG Brandenburg, Beschluss vom 08.05.2006 - Verg W 2/06), welches sich nach HOAI auf Basis der anrechenbaren Kosten des Objekts berechnen lässt.

Der Auftrag darf nicht gesplittet werden. Vielmehr erfolgt die Berechnung für alle Leistungsphasen (Phasen 1 bis einschließlich 9, § 34 HOAI), auch wenn der Auftraggeber beabsichtigt, z.B. zunächst nur die Leistungsphasen 1 bis 5 zu vergeben (stufenweise Beauftragung). Zudem sind gem. § 3 Abs. 1 Satz 2 und 3 VgV etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen sowie Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter.

Lediglich in Ausnahmefällen, z.B. wenn von vornherein feststeht, dass Teile der Gesamtleistung vom Auftraggeber selbsterbracht werden, dass es sich hierbei also um keinen zu vergebenen Auftrag handelt, darf gesplittet werden.

Darf ein Planungsauftrag für ein Bauvorhaben in mehrere kleinere Aufträge aufgeteilt werden?

Architektenleistungen sind grundsätzlich als Einheit zu sehen. Die Wahl der Methode zur Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht in der Absicht erfolgen, den Schwellenwert zu umgehen.

Darüber hinaus darf eine Auftragsvergabe nicht so unterteilt werden, dass Sie nicht den Schwellenwert erreicht. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn objektive Gründe dafür vorliegen; etwa wenn eine eigenständige Organisationseinheit selbstständig für ihre Auftragsvergabe oder bestimmte Kategorien der Auftragsvergabe zuständig ist (§ 3 Abs. 2 VgV).

Was ist eine De-facto-Vorgabe?

Eine De-facto-Vergabe liegt vor, wenn der Auftraggeber kein Vergabeverfahren durchführt , obwohl der dazu gesetzlich verpflichtet wäre.

Eine De-facto-Vergabe stellt nach Auffassung des EuGH einen schwerwiegenden Verstoß gegen das Gemeinschaftsrecht dar, gegen das ein Nachprüfverfahren möglich sein muss. (EuGH Urteil vom 11.1.2005 - C-26/03- „Stadt Halle“)

Kann bei einer De-facto-Vergabe ein Nachprüfungsantrag gestellt werden?

Die Antragsbefugnis gem. § 160 Abs. 2 GWB ist gegeben, wenn eine Vergabestelle eine Auftragsvergabe ohne förmliches Verfahren beabsichtigt, obwohl ein Vergabeverfahren hätte durchgeführt werden müssen und der Antragsteller darlegt, durch den behaupteten Verstoß gegen Vorschriften des Vergaberechts an der Abgabe eines Angebots und der Erlangung des Auftrags gehindert gewesen zu sein (OLG Celle, Beschluss vom 30.10.2014, 13 Verg 8/14).

Für die Zulässigkeit des Nachprüfungsantrages ist es nicht erforderlich, dass ein formelles Vergabeverfahren stattgefunden hat, sondern es reicht der Beginn eines Vergabeverfahrens im materiellen Sinne (hier also De-facto-Vergabe) aus.

Bei De-facto-Vergaben entfällt damit die Rügeobliegenheit gem. § 160 Abs. 3 GWB.