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Das neue Datenschutzrecht in der Praxis

Ab dem 25. Mai 2018 gilt in der Europäischen Union (EU) ein neues Datenschutzrecht: Das bringt für Unternehmer und Privatpersonen zahlreiche Änderungen mit sich. Auch Inhaberinnen und Inhaber von Architekturbüros sollten das neue Datenschutzrecht kennen. Denn es stärkt die Rechte der Verbraucher und ermöglicht ihnen zu kontrollieren, ob die Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten rechtmäßig ist. Zugleich nimmt es Büroinhaber verstärkt in die Verantwortung.

Die Architektenkammer NRW hat ein Infopaket geschnürt, das die Mitglieder über die Hintergründe zu den neuen Datenschutzgrundsätzen informiert. Es soll in der Praxis bei der individuellen Umsetzung der neuen Gesetze helfen.

Neues Recht gilt EU-weit

EU DSGVO – so lautet die Abkürzung der Verordnung, die seit dem 25. Mai EU-weit für alle gleich regelt, unter welchen Voraussetzungen Daten von Personen gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Die DSGVO löst das alte Bundesdatenschutzgesetz ab, das viele der jetzt mit der DSGVO neu diskutierten Punkte bereits kannte. Die neue Verordnung regelt einige Punkte restriktiver. Hintergrund ist, dass im Zeitalter der Digitalisierung Daten in immer größerem Umfang erhoben werden. Mit dem neuen Recht soll verhindert werden, dass die Verbraucher die Kontrolle über ihre Daten verlieren. Es ist also „datenschutzfreundlicher“.

Infopaket mit Mustervorlagen

Das Infopaket der Architektenkammer NRW besteht aus einem Praxishinweis, der eine Einführung in die Grundlagen der DSGVO gibt. Ergänzend gibt es ein Merkblatt mit praktischen Handreichungen für den Büroalltag. Es enthält konkrete Textmuster für die Erstellung von Mitteilungen über Datenerhebung und –speicherung an Bauherren. Vervollständigt wird der DSGVO-Service der AKNW um einen Praxishinweis, der sich das weite Feld des Datenschutzes im Internet behandelt. Er erläutert Pflichtangaben auf der Homepage.

Was ändert sich?

Mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung ändert sich im Büroalltag auf den ersten Blick zunächst einmal nicht viel. Allerdings wird die Dokumentation von Prozessen, in denen Daten erhoben und gespeichert werden, in Architektur- und Stadtplanungsbüros künftig eine größere Rolle spielen.

Die neue Verordnung schreibt unter anderem eine Rechenschaftspflicht fest, nach denen Büroinhaber z. B. nachweisen müssen, dass sie datenschutzrechtliche Prinzipien einhalten. Auch wie das zu tun ist, ist festgeschrieben. Beispielsweise müssen Büroinhaber auf Nachfrage ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten vorlegen („Verfahrensverzeichnis“), das Auskunft über alle Verfahren gibt, in denen Daten verarbeitet werden. Es fällt also zunächst einmal ein größerer Verwaltungsaufwand im Büro an.

Mitteilung an Bauherren

Doch die DSGVO bringt auch Vorteile. Denn Büroinhaber sind mit ihr aufgerufen, zu hinterfragen, wo sie Daten speichern, welche das sind und wie lange diese vorgehalten werden (müssen). Wichtigster Anknüpfungspunkt sind dabei die sogenannten „personenbezogenen Daten“. Dies sind Daten, die es ermöglichen, eine Person eindeutig zu identifizieren. Im Allgemeinen zählen dazu z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtstag oder Kontodaten. Um die Prinzipien des neuen Datenschutzrechtes einzuhalten, müssen Architektinnen und Architekten, Innenarchitekten, Landschaftsarchitekten und Stadtplaner ihren Bauherren bei Abschluss eines Architektenvertrages künftig mitteilen, welche ihrer Daten sie speichern, zu welchem Zweck sie das tun, auf welche Rechtsgrundlage sie sich dabei berufen – und wie die Betroffenen dem widersprechen können.

Achtung auf der Internetseite!

Auch auf die Kommunikation im Internet hat die EU-Datenschutzgrundverordnung konkret Auswirkungen. Wer eine eigene Website betreibt, der sollte sicherstellen, dass Impressum und Datenschutzerklärung dem neuen Recht entsprechen. Auch hierzu hat die AKNW einen Praxishinweis verfasst, der entsprechende Erläuterungen und einen Hinweis auf eine Muster-Datenschutzerklärung enthält. Ziel des neuen Rechts ist es, auch online eine möglichst große Transparenz herzustellen und auch über Widerspruchsmöglichkeiten aufzuklären. Zu beachten sind hier insbesondere gewisse Pflichtangaben, die erfolgen müssen.

Das Infopaket:

Praxishinweis "PH54 EU-Datenschutz-Grundverordnung" (PDF)

Merkblatt "10 Hinweise zum Umgang mit der Datenschutz-Grundverordnung" (PDF)

Praxishinweis "PH29 Pflichtangaben auf der Homepage und in Social-Media-Profilen" (PDF)

Bitte beachten Sie:

Das Infopaket gibt nur einen ersten Einstieg in die komplexe Materie des Datenschutzrechts. Gerade größere Büros werden sich möglicherweise auch Rechtsrat und Unterstützung von außen (Rechtsanwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzexperten etc.) einholen wollen. Zudem ist die Umsetzung des neuen Datenschutzrechtes ständig im Fluss. Es empfiehlt sich also, häufiger auf der AKNW-Homepage nachzusehen, ob sich Änderungen bei den Praxishinweisen ergeben haben.

Rückfragen beantwortet gerne die Rechtsberatung der AKNW, die unter recht@aknw.de jederzeit für Sie erreichbar ist.

Rechtsberatung

 

 

Autor: bra/FHa