Die Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) und deren nationale Umsetzung werden öffentliche Auftraggeber seit dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung. Für Bundesländer und Kommunen galt eine längere Frist; sie mussten bis spätestens
18. April 2020 nachziehen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

In Deutschland ist grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard. Das Format XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.

Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen, z. B. ZUGFeRD. Allerdings müssen E-Rechnungen auch die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes und der Länder erfüllen.

Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Für das Ziel, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren, ist ein Datenformat erforderlich, das von Maschinen verarbeitet werden kann.

Umsetzung der E-Rechnung im Bund

Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) umgesetzt.

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht.

Abweichend von der EU-Richtlinie, die ausschließlich Rechnungen aus sog. oberschwelligen Vergaben regelt, ist die Umsetzung im E-Rechnungs-Gesetz betragsunabhängig, so dass somit grundsätzlich auch Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben erfasst sind.

Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer, die für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet. Ausgenommen sind u. a. Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1 000 Euro gestellt werden.

Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung ist unter dem Link https://www.e-rechnung-bund.de/ Infomaterial für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden eingestellt.

Die Einführung der E-Rechnung stellt aus Sicht der öffentlichen Verwaltung der Bundesrepublik Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten soll die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und Teilautomatisierung von Prozessen ermöglichen.

Umsetzung der E-Rechnung im Land Nordrhein-Westfalen

Die Verpflichtung zur Umsetzung der Vorgaben der Richtlinie EU 2014/55/EU wurde in NRW in einem ersten Schritt im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen - EGovG NRW) verankert und anschließend in der NRW-Verordnung zur E-Rechnung weiter spezifiziert. In NRW besteht derzeit keine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings steht es den öffentlichen Auftraggebern frei, eine entsprechende Verpflichtung vertraglich zu vereinbaren.

Für die Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens sowie für definierte weitere öffentliche Auftraggeber betreibt das Land Nordrhein-Westfalen ein zentrales E-Rechnungsportal.

Das Portal bietet Rechnungsstellern die Möglichkeit, eine Rechnung im Format XRechnung zu erstellen. Hierüber oder anderweitig erstellte Rechnungen können über das Portal hochgeladen und versendet werden. Auch der Direktversand per Mail ist möglich. Nach der Durchführung von technischen Prüfungen werden die Rechnungen an Empfängerpostfächer weitergeleitet. Die weitere Bearbeitung geschieht nach Abholung durch den jeweiligen Rechnungsempfänger.

Weitere Informationen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zum Umgang mit E-Rechnungen in Nordrhein-Westfalen sind unter dem Link https://www.vergabe.nrw.de/ zu finden.

Auswirkungen für Architekturbüros

Die elektronische Rechnung gewinnt nicht nur in Deutschland, sondern auch EU weit immer mehr an Bedeutung. Die elektronische Rechnungsstellung soll nach Überlegungen der Europäischen Kommission ‎zur führenden Rechnungsstellungsmethode in Europa ‎werden.

Auch Architekturbüros können, so die Lesart der EU, von den Vorteilen einer elektronischen Rechnung profitieren. Für Architekturbüros und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es daher wichtig, die erforderliche Software und die erforderlichen neuen Prozesse für E-Rechnungen frühzeitig einzuführen und verständlich zu machen. Das Thema revisionssichere Archivierung sollte bedacht werden, denn eine XRechnung muss als Datei im gesendeten Format XRechnung abgelegt werden. Ausdrucke sind nicht zulässig. Schließlich sind auch Fortbildungen sinnvoll, um die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen.