Haben Referenzen ein Ablaufdatum?
Öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber vergeben ihre Aufträge für Planungsleistungen in der Regel im Verhandlungsverfahren nach § 17 „Verhandlungsverfahren“ der Vergabeverordnung (VgV). Zur Prüfung der Eignung und Reduzierung des Bewerberkreises werden häufig Projektreferenzen herangezogen. Die Zulässigkeit dieser richtet sich dabei nach § 75 Abs. 5 der VgV, welcher die Eignung im Speziellen für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen regelt.
Es ist demnach zulässig, den Nachweis von Projektreferenzen zu fordern, deren Planungs- oder Beratungsanforderungen mit denen der zu vergebenden Planungs- oder Beratungsleistung vergleichbar sind. Dass es dabei in der Regel unerheblich ist, ob die Bewerberinnen und Bewerber bereits Objekte derselben Nutzungsart geplant haben, scheint inzwischen größtenteils bekannt. So wird die Vergleichbarkeit der Komplexität meist über die Forderung mindestens der gleichen Honorarzone sichergestellt: Wer einen Flughafen planen kann, der sollte auch ein weniger komplexes Kindergartengebäude qualitativ hochwertig entwerfen können.
Weniger bekannt ist, dass nicht zwingend ein Referenzzeitraum vorgegeben werden muss. So zählt § 36 VgV zur „Technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit“ in Absatz 3 als forderbare Eignungsnachweise ebenfalls die Referenzen auf und schränkt diese standardmäßig auf drei Jahre ein. Beachtenswert ist allerdings der Nachsatz: „Soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, kann der öffentliche Auftraggeber darauf hinweisen, dass er auch einschlägige Liefer- oder Dienstleistungen berücksichtigen wird, die mehr als drei Jahre zurückliegen“. Architekten- und Ingenieurleistungen sind in der Regel Projekte, die über mehrere Jahre von Büros bearbeitet werden. Gerade kleinere und jüngere Büros bearbeiten dabei vielleicht nur zwei Projekte parallel, aber auch für erfahrenere, größere Bürostrukturen ist es teilweise nicht möglich, Referenzen aus so kurzen Zeiträumen nachzuweisen. Daher würde die Forderung nach kurzen Referenzzeiträumen viele Büros vom Wettbewerb ausschließen.
Der Appell der AKNW lautet daher: „Referenzen haben kein Ablaufdatum!“
Es scheint regelmäßig nicht notwendig, den Referenzzeitraum zu beschränken. Während viele Auftraggeberinnen und Auftraggeber den Zeitraum zumindest auf fünf oder zehn Jahre ausweiten, ist der Entfall dessen nur sehr selten. Nach § 46 (3) VgV ist die Auftraggeberschaft allerdings angehalten, den Referenzzeitraum so zu wählen, dass ausreichend Wettbewerb geschaffen wird. Bei Planungsleistungen wird ausreichend Wettbewerb insbesondere durch die Teilnahmemöglichkeit möglichst vieler Planerinnen und Planer gewährleistet. Daher sollte sich der Auftraggebende Gedanken darüber machen, ob es überhaupt sinnvoll ist, den Zeitraum zu begrenzen. Es darf dabei nicht darum gehen, dass z.B. Schulen vor 20 Jahren andere Lernstrukturen aufwiesen, da die Nutzungsart, wie oben beschrieben, ohnehin kein Kriterium darstellt. Es sollte lediglich darum gehen, dass die Planenden in der Lage sein müssen, sich in vergleichbar komplexe Aufgaben einzudenken.
Für die Planerschaft kann es auch bedeuten, die Auftraggeberschaft bei einer unnötigen Einschränkung auf die Möglichkeiten des § 46 Absatz 3 Nr. 1 hinzuweisen und mit Verweis auf den ausreichenden Wettbewerb die Ausweitung bzw. den Entfall des Referenzzeitraums über Rückfragen bzw. Rügeschreiben einzufordern.
Planerinnen und Planer sowie die Auftraggeberschaft erhalten im Rahmen der kostenlosen Erstberatung der AKNW gerne Hilfestellungen. Ihre Ansprechpartnerin ist Christine Dern (Tel.: 0211-496755, Mail: dern@aknw.de).
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