Outsourcing - Rechtsformen und Vertragspartner

Viele Städte und Gemeinden haben in den vergangenen Jahren durch eine Neustrukturierung des Liegenschaftsmanagements versucht, ihre Prozess- und Kostenstrukturen im Bereich der Planung, Pflege und Verwaltung ihrer Liegenschaften zu optimieren. Die Rechtsform der neu gegründeten oder auch nur in der Verwaltungshierarchie umstrukturierten Organisationseinheiten ist dabei für Architektinnen und Architekten nicht immer klar zu erkennen.

Der Ausschuss "Belange der Tätigkeitsarten" der Architektenkammer Nordrhein-Westfalen setzt sich verstärkt mit dem Thema Verwaltungsreform auseinander. Mit diesem Beitrag möchte der Ausschuss aufzeigen, welche Konsequenzen die Reformen in den Kommunen auch für die freiberuflich tätigen Kammermitglieder haben, falls sie Verträge mit der Kommune abschließen. 

Bei der Umstrukturierung der bisherigen Verwaltungsstrukturen gibt es eine Vielzahl möglicher Gestaltungsformen. Je nach Umfang der Reform wird Vertragspartner des Architekten nicht mehr die Stadt, vertreten durch den Bürgermeister, sondern möglicherweise eine eigenständige juristische Person, meist in Rechtsform einer GmbH, die dann durch den jeweiligen Geschäftsführer der GmbH vertreten wird. Eine andere, häufig anzutreffende Form ist diejenige des Regiebetriebs, der eigens zur Verwaltung der kommunalen Liegenschaften gegründet wird. Der Regiebetrieb ist Teil der allgemeinen Kommunalverwaltung ohne rechtliche und haushaltsmäßige Verselbständigung. Der Regiebetrieb hat folglich auch keine eigenständige Leitung. Vertreten wird er durch den Bürgermeister, mit dem grundsätzlich auch entsprechende Architektenverträge zu schließen sind.

Statt eines Regiebetriebs errichten Kommunen oftmals Eigenbetriebe im Bereich des Immobilien- und Gebäudemanagements. Der Eigenbetrieb stellt sich als Kompromiss zwischen der kommunalen Einflussnahme und dem Streben nach einer wirtschaftlich orientierten Unternehmensführung dar. Der Eigenbetrieb ist, anders als der Regiebetrieb, weitgehend verselbstständigt, was sich etwa darin zeigt, dass sein Vermögen als Sondervermögen verwaltet wird. Vertreten wird der Eigenbetrieb durch die sogenannte „Werkleitung“. Wie weit diese Vertretungsbefugnis im Einzelnen geht, richtet sich nach der Satzung des jeweiligen Eigenbetriebs. Umfangreiche Verträge, wie etwa der Abschluss von Architektenverträgen, werden mit der Werkleitung jedoch nicht geschlossen werden können. Hier ist der entsprechende Vertrag mit der Kommune, vertreten durch den Bürgermeister, abzuschließen. Näheres zum Umfang der Vertretungsbefugnis der Werkleitung ergibt sich aus der Satzung des Eigenbetriebs.

Wichtig bei Vertragsabschlüssen mit Kommunen ist, dass Verträge, durch welche die Gemeinde verpflichtet werden sollen, gemäß der Gemeindeordnung grundsätzlich der Schriftform bedürfen. Sie sind vom Bürgermeister oder seinem Stellvertreter und einem vertretungsberechtigten Beamten oder Angestellten zu unterzeichnen. Ausgeschlossen von diesem Formerfordernis sind allein die sogenannten „Geschäfte der laufenden Verwaltung", bei denen es sich jedoch typischer Weise nicht um so umfassende Verträge wie Architektenverträge handelt.

Eine weitere Ausnahme von dem Erfordernis des schriftlichen Vertrags mit dem Bürgermeister gilt in den Fällen, in denen ein Gemeindebediensteter für ein bestimmtes Geschäft oder einen Kreis von Geschäften ausdrücklich bevollmächtigt wurde. Diese Verträge können auch mündlich abgeschlossen werden, sofern dem Bevollmächtigten eine entsprechende Vollmacht schriftlich erteilt wurde. 

Die oben dargestellten „Reinformen“ von Verwaltungsstrukturen sind in der Praxis eher selten zu finden. Stattdessen wählen die Kommunen meist Mischformen. Hier ist im Einzelfall zu prüfen, wer im Rahmen seiner Tätigkeiten für die konkrete Beauftragung zuständig ist.