Projekt-Kommunikation via Internet
Wesentliche Vorraussetzung für die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes ist die reibungslose Kommunikation aller Beteiligten. Bei komplexen Aufgaben wie Bauvorhaben nimmt das Kommunikationsmanagement bis zu 50 % der Projektarbeit ein. Neben der Steuerung des Informationsflusses gehört dazu auch die Dokumentation.
Häufig erfolgt der Transfer von Informationen und Daten nach wie vor dezentral auf Initiative einzelner Beteiligter per Post, Fax, Datenträger, Telefon oder E-Mail. Jeder Mitwirkende archiviert die erhaltenen Mitteilungen in Papierform oder auf Datenträgern. Dies bedeutet einen erheblichen Arbeits- und Organisationsaufwand. Für die Projektverantwortlichen ist der Informationsstand der Beteiligten so nur schwer nachzuvollziehen.
Eine wesentliche Vereinfachung bietet die Projektkommunikation per Internet, das heute auch in kleinen und mittleren Büros selbstverständlich ist. Die großen Vorteile wie schneller Informationsaustausch und bessere Erreichbarkeit bringen aber auch neue Herausforderungen mit sich. Gibt es eine Art „Einschreibe-Rückschein“ für elektronische Post? Wie können Daten vor un-berechtigtem Zugriff geschützt werden? Welche rechtlichen Grundlagen gelten für den Datenaustausch?
Paralleler Zugriff aller Projektbeteiligten
Internetbasierte Kommunikations-Systeme, wie z. B. ORCA POOL aus dem Hause ORCA Software GmbH, mit dem die Architektenkammer NRW für ihre Mitglieder eine Rahmenvereinbarung über vergünstigte Konditionen getroffen hat (siehe hierzu: www.aknw.de, Rubrik „Mitglieder/Service/Software“) ermöglichen den vollständig dokumentierten Informationsaustausch aller Projektbeteiligten. Gegebenenfalls kann die Rechtssicherheit des Datentransfers auch durch die Digitale Signatur gewährleistet werden.
Mit der Anwendung erstellt der Projektverantwortliche ein digitales Ordnungssystem, mit dem alle digitalen Daten zentral verwaltet werden können. Von der Aktennotiz bis zum kompletten Werkplan können die Inhalte als MS-Office-Dateien, in verschiedensten Grafik-Formaten, als GAEB-Dateien oder individuell erstellten Formularen und Texten bearbeitet werden. Individuelle Rechtevergabe
Dieses Kommunikations-System läuft vollständig im Internetbrowser, ohne Installation einer speziellen Software. Alle autorisierten Partner können jederzeit und von jedem Ort aus den Projektraum betreten. Über eine umfangreiche Benutzerrechteverwaltung wird sichergestellt, dass jeder Projektbeteiligte nur auf die für ihn bestimmten Daten zugreifen kann. Viele Benutzerprofile wie Handwerker oder Fachplaner sind bereits vordefiniert und können einfach übernommen werden. Jede Aktion im Projektraum wird vollständig mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmer protokolliert.
Auch der Ausschreibungsprozess wird mit ORCA POOL wesentlich schneller und einfacher abgewickelt. Das Leistungsverzeichnis wird mit allen begleitenden Informationen wie Baustellenbeschreibung oder Werkplan in den Projektraum gestellt. Der ausgewählte Bieterkreis wird mit Veröffentlichung der Ausschreibung automatisch vom System per E-Mail aufgefordert, sein Angebot abzugeben. Die Bepreisung kann online erfolgen oder das Angebot über eine Schnittstelle als GAEB-Datei eingelesen werden.
Vergabe-Management
Die eingegangen Angebote werden in die Angebotsprüfung übernommen. In Verbindung mit dem AVA-Programm „ORCA AVA“ des Softwarehauses ORCA, über das ebenfalls eine Rahmenvereinbarung mit der AKNW existiert, können Ausschreibungen direkt per Drag & Drop in den Projektraum gestellt und Angebote in den Preisspiegel gezogen werden.
ORCA POOL lässt sich dem büroeigenen Auftritt anpassen und in die eigene Homepage integrieren.Softwareangebot erweitert
Die AKNW hat im Dezember weitere Rahmenvereinbarungen mit Software-Produzenten getroffen. So wurden drei CAD-Programme der Softwarehäuser AutoCAD und RIB, ein AVA-Programm des Softwarehauses RIB und eine Software für Büromanagement der Firma Rossmeyer Consulting neu in die Serviceleistungen für Mitglieder aufgenommen.
Teilen via
