Aufbewahrungsfristen des Architekten nach der Schuldrechtsmodernisierung

Architekt M. erkundigt sich bei der AKNW nach der Rechtslage in Bezug auf folgendes Problem:"In meinem Architekturbüro haben sich seit einigen Jahren Berge von Akten angesammelt. Es stellt sich daher für mich die Frage, wie lange Unterlagen aus abgeschlossenen Bauvorhaben eigentlich aufzubewahren sind. Gibt es durch die Schuldrechtsmodernisierung Änderungen?“Eine besondere gesetzliche Regelung zur Aufbewahrung von Unterlagen gibt es für Architekten nach wie vor nicht. Es ist zunächst danach zu unterscheiden, ob die Unterlagen für Honorar- oder Gewährleistungsansprüche, also zur Absicherung einer eigenen Rechtsposition aufbewahrt werden, ob sie in Bezug auf Herausgabeansprüche des Auftraggebers oder etwa aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden.HonoraransprücheAls Architekt sollten Sie sämtliche Unterlagen, die zur Geltendmachung Ihres Honoraranspruchs notwendig sein könnten, zumindest bis zum Ablauf der Verjährungsfrist des Honoraranspruchs aufbewahren. In diesem Bereich hat sich durch die Reform des Schuldrechts eine wesentliche Änderung ergeben. Nach §§ 195, 199 Abs.1 BGB (neue Fassung) verjähren seit dem 01.01.2002 die Vergütungsansprüche des Architekten grundsätzlich erst nach drei Jahren, nach alter Rechtslage waren es zwei Jahre. Fristbeginn ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die Vergütung fällig wurde. Für die Fälligkeit ist die vertragsgemäße Erbringung der Leistung und die Stellung der prüffähigen Honorarschlussrechnung maßgebend (§ 8 Abs. 1 HOAI). Bis zum Verjährungszeitpunkt sollten daher sämtliche Unterlagen aufbewahrt werden. GewährleistungsansprücheAuch unter dem Gesichtspunkt von Gewährleistungsansprüchen des Auftraggebers sollten Sie alle Unterlagen, die eine ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Leistungspflichten belegen, bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist aufbewahren. Nach dem neuen § 634 a Abs.1 BGB verjähren Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers gegen den Architekten in der Regel nach fünf Jahren, sofern es sich um Planungs- oder Überwachungsleistungen oder sonstige Leistungen an einem Bauwerk handelt. Die Verjährungsfrist läuft mit der Abnahme der Architektenleistung. Nach der Schuldrechtsreform verjähren Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Nebenpflichten aus dem Architektenvertrag wie z.B. Aufklärungs- und Hinweispflichten - in Abweichung zur bisherigen Verjährungsfrist von 30 Jahren - nunmehr in der Regel innerhalb von drei Jahren (§ 195 BGB). Planungsunterlagen und sonstige Protokollierungen, auch schriftliche Hinweise, sollten Sie daher ebenfalls zumindest bis zum Ablauf dieser Gewährleistungsfristen archivieren.Herausgabeansprüche des AuftraggebersDie Aufbewahrungspflichten von Unterlagen gegenüber dem Auftraggeber hängen von dessen Herausgabeansprüchen gegenüber dem Architekten ab. Dabei ist zu unterscheiden zwischen Unterlagen, die im Eigentum des Auftraggebers stehen und solchen, die im Eigentum des Architekten stehen. Im Eigentum des Architekten verbleiben die Originalpläne, Bestandszeichnungen und statistische Berechnungen, soweit Sie vom Architekten gefertigt wurden, sowie der Schriftverkehr zwischen Architekt und Bauherrn und natürlich auch ein Exemplar des Architektenvertrages. In Bezug auf diese Unterlagen kann der Auftraggeber auf der Grundlage des Architektenvertrages lediglich die Herausgabe von Ausfertigungen, Pausen und Fotokopien verlangen. Zu den Unterlagen im Eigentum des Bauherrn gehören hingegen Bauverträge, Leistungsverzeichnisse, Baugenehmigungen, Lage- und Höhenpläne, statistische Berechnungen und Gutachten, die im Namen des Bauherrn von Dritten angefordert wurden, und Grundbuchauszüge. Die Verjährungsfrist für den auf das Eigentum des Bauherrn begründeten Herausgabeanspruch beträgt 30 Jahre (§197 BGB), folglich grundsätzlich auch die Aufbewahrungsfrist. Zur Vermeidung einer derart langen Aufbewahrungspflicht sollten Sie als Architekt - jedoch nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfristen - die noch vorhandenen Unterlagen, zu deren Herausgabe Sie verpflichtet sind, dem Auftraggeber zur Aushändigung anbieten. Diese sollten Sie sich schriftlich bestätigen lassen. Damit dürften Sie Ihrer Verpflichtung in Bezug auf den Herausgabeanspruch auch dann nachgekommen sein, wenn sich der Auftraggeber verbindlich dahingehend äußert, er habe kein Interesse an den Unterlagen. Ein später geltend gemachter Herausgabeanspruch verstößt gegen Treu und Glauben. Zur Vermeidung von Unsicherheiten sollten allerdings bereits im Architektenvertrag Regelungen über die Aufbewahrungsfristen getroffen werden.Steuerliche AufbewahrungsfristenDie Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen ist - im Gegensatz zu den zuvor beschriebenen Planungs- und Ausführungsunterlagen - in § 147 Abgabenordnung gesetzlich normiert. Danach sind wichtige Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre, sonstige sechs Jahre aufzubewahren.