Digitaler Umbruch – E-Rechnungen werden Pflicht!

Zum 1.01.2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnung („E-Rechnung“) im B2B-Bereich bei inländischen Rechnungen verpflichtend eingeführt. Zukünftig werden Planende gegenüber Bauherren, bei denen es sich nicht um Verbraucher handelt, ihre Leistungen mittels „E-Rechnung“ abrechnen müssen. Zudem müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. 

10. Juli 2024von Katharina Beerbaum

Was ist eine „E-Rechnung“?

Eine „E-Rechnung“ ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen Format (einem strukturierten XML-Datensatz) erstellt, übermittelt empfangen und verarbeitet wird. Indem dieses Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht (nach EU-Richtlinie 2014/15), sollen zukünftig Aufwände für eine manuelle Erfassung wegfallen und Medienumbrüche vermieden werden. 

Wichtig: Eine Rechnung als reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung!

Für die „E-Rechnung“ gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für die „sonstigen“ Rechnungen z.B.  in Papierform oder im PDF-Format. Zusätzlich ist jedoch noch eine Software erforderlich, die die ordnungsgemäße Einhaltung einschlägiger Normen (z.B. CEN-Norm EN 16931) für Erstellung, Empfang und Verarbeitung der E-Rechnung gewährleistet.

Was ist jetzt zu tun?

•    Machen Sie sich mit Einzelheiten der neuen Regelung vertraut, z.B. hier.
•    Besprechen Sie die Änderung mit Ihrem Steuerberater.
•    Ausstattung mit notwendiger Software.

Gute Nachricht – Es bleibt noch etwas Zeit

Aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmer hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen. Praktisch bedeutet das folgendes:
Ab 2025 besteht für alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich zunächst nur eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Sie müssen ab dem 1.01.2025 elektronische Rechnungen lediglich empfangen sowie rechtssicher archivieren können. 

Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen auch versenden.

Ab 2028 müssen schließlich alle Unternehmen im B2B-Bereich bei inländischen Rechnungen „E-Rechnungen“ versenden, empfangen und archivieren.

Zwecks weiterer Details wird auf einen in Kürze im DAB erscheinenden Beitrag verwiesen. Das Bundesfinanzministerium wird ebenfalls zeitnah ein Informationsschreiben veröffentlichen.

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