VOF-Vergabeverfahren über das Internet

Seit dem 1. November 1997 müssen öffentliche Auftraggeber bei der Vergabe von Aufträgen die VOF beachten. Die VOF regelt die Vergabe von Leistungen an freiberuflich tätige Auftragnehmer, sobald das Auftragsvolumen für die Dienstleistung mindestens 200.000 ECU netto (DM 391.166) beträgt.

Architekturbüros, die an solchen Vergabeverfahren teilnehmen möchten, interessieren sich für vor allem für zwei Fragen:

Wer die richtigen Antworten auf diese Fragen kennt, hält den Schlüssel zur erfolgreichen Teilnahme an VOF-Vergabeverfahren in der Hand. Jedes Büro muss sich mit diesen Fragen auseinandersetzen, wenn die betriebswirtschaftlichen Aufwendungen, die mit der Teilnahme am Vergabeverfahren verbunden sind, nicht von vornherein vergeblich sein sollen.

I. Der Zugang zu aktuellen Informationen über Vergabeverfahren

Wie bei den bekannten VOB/A Verfahren zur Vergabe von Bauleistungen ist auch in der VOF geregelt, auf welchem Wege eine Ausschreibung bekannt zu machen ist. Die VOF sieht vor, dass alle Auftraggeber, die einen Auftrag für eine freiberufliche Leistung vergeben wollen, ihre Absicht per Bekanntmachung mitteilen müssen. Bekanntmachungsorgan ist seit dem 01.07.1998 ausschließlich die Datenbank TED des Amtes für amtliche Veröffentlichungen. Soweit in Deutschland der Bund Auftraggeber ist, erfolgt darüber hinaus eine Veröffentlichung im Bundesausschreibungsblatt. Welche Informationsquelle die geeignetste ist, muss jedes Büro nach seinen betriebswirtschaftlichen Verhältnissen und Notwendigkeiten entscheiden. Die Informationsquellen sind im einzelnen:

Datenbank TED (Tenders Electronic Daily)

Jedermann hat seit dem 01.01.1999 die Möglichkeit, die Datenbank TED über das Internet online kostenlos zu nutzen. Da in diese Datenbank täglich mehr als 500 neue Informationen eingestellt werden, ist das Auffinden relevanter Daten sehr arbeits- und zeitaufwendig. Diese Arbeit kann man durch spezialisierte Unternehmen durchführen lassen. Das Amt für amtliche Veröffentlichungen hat europaweit ca. 80 Vertriebsbüros hierzu eine Lizenz erteilt.

In der Bundesrepublik Deutschland sind folgende Unternehmen zur Weitergabe von Ausschreibungsinformationen autorisiert:

Bundesanzeiger Verlag GmbH
Vertriebsabteilung
Amsterdamer Str. 192
50735 Köln
Tel. (49-221) 97 66 80
Fax (49-221) 97 66 82 78
E-Mail: vertrieb@bundesanzeiger.de
URL: www.bundesanzeiger.de

Carl Heymanns Verlag KG
(Rechtsprechung)
Luxemburger Str. 449
50939 Köln
Tel (49-221) 943 73-0
Fax (49-221) 943-73-901
E-Mail: vertrieb@heymanns.com

DSI Data Service and Information GmbH
Kaiserstege 4
Postfach 11 27
47495 Rheinberg
Tel. (49-2843) 32 20
Fax (49-2843) 32 30
E-Mail: dsi@dsidata.com
URL: www.dsidata.com

ICC Hofmann
Am Stockborn 16
60439 Frankfurt am Main
Tel.: (49-6082) 91 01 01
Fax: (49-6082) 91 02 00
E-Mail: khofmann@icc-hofmann.com

Outlaw Informationssysteme GmbH
Postfach 62 65
97012 Würzburg
Tel: (49-931) 296 60
Fax: (49-931) 296 62 99
E-Mail: service@outlaw.de
URL: www.outlaw.de

Software Engineer Information
Broker Peter Cornelius GmbH
Carl-Stämmler-Weg 18
23795 Bad Segeberg
Tel: (49-4551) 874 25
Fax: (49-4551) 874 29
E-Mail: pcornelius@compuserve.com
URL: www.docdel.de

Diese Unternehmen erstellen für den Auftraggeber ein spezielles Suchprofil, das Ausschreibungen nach Kategorie und Region herausfiltert. Die passenden Ausschreibungen werden dann per Telefax oder E-Mail übermittelt. Die Kosten liegen zwischen DM 150 und DM 300 für die einmalige Entwicklung des Suchprofils und betragen ca. DM 10 für die wöchentliche Übermittlung der Ergebnisse per e-mail bzw. DM 20 für die Übermittlung per Telefax. Der Bezug der Ausschreibungsinformationen ist auch als CD-ROM möglich.

Bundesausschreibungsblatt

Kosten: 130 DM im Halbjahr
Bezugsquelle:
Bundesausschreibungsblatt GmbH
Postfach 200180
40099 Düsseldorf
Tel.: (0211) 370848

Das Bundesausschreibungsblatt erscheint 3x in der Woche und ist auch online unter www.bundesausschreibungsblatt.de verfügbar.

Länderausschreibungsblätter

Nicht alle Bundesländer haben ein eigenes Länderausschreibungsblatt. Nur in Berlin, Brandenburg, Hamburg, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen wird ein Länderausschreibungsblatt angeboten.

II. Die richtige Selbstdarstellung im Verfahren

In der Vergabebekanntmachung fordert der Auftraggeber alle interessierten Bewerber auf, bestimmte Erklärungen zu ihrer Qualifikation zu machen.

Hierzu zählen Angaben zur Organisationsform des Büros, Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, sowie Nachweise der fachlichen Qualifikation und Leistungsfähigkeit. Anhand der von den Bewerbern erteilten Auskünfte wählt der Auftraggeber mindestens drei Bewerber aus, die er zur Verhandlung auffordert. Mit der mehr oder weniger gelungenen Selbstdarstellung stehen und fallen daher die Chancen eines Architekturbüros, überhaupt in die Verhandlungsrunde zu kommen. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Verständnisfragen zu einer Ausschreibung haben, sollten Sie diese direkt an den Auslober richten. Im Regelfall wird in der Ausschreibung eine Person genannt, die man direkt ansprechen kann.

Die Auswertung und Analyse durchgeführter VOF-Vergabeverfahren geben wichtige Hinweise darauf, welche Details jeder Bieter beim Zusammenstellen der Unterlagen beachten sollte:
Die Unterlagen müssen vollständig sein, d.h. vollständig im Sinne der Vergabebekanntmachung. Nur hieraus ergibt sich, welche Angaben, Nachweise und Erklärungen der Auftraggeber fordert. Gemäß der §§ 7, 12, 13, 23 VOF ist der Auftraggeber berechtigt, diese vom Bieter zu fordern. Bitte bedenken Sie, dass eine unvollständige Bewerbung zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren führen kann.

Angaben zur Organisationsform

Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Nachweise der Qualifikation

Einige Hinweise aus der Praxis:

1. Der Bieter sollte bemüht sein, auf wenigen Seiten die gestellten Fragen überzeugend und erschöpfend zu beantworten. Er sollte sich auf das Wesentliche beschränken und sich auf die Darstellung projektorientierter Informationen konzentrieren.
2. Der Bieter sollte vermeiden, umfangreiche Referenzmappen und Ordner zusammenzustellen, die ein Studium und die Auswertung der Unterlagen wegen der Fülle von Informationen für den Auftraggeber unnötig erschweren.
3. Der Bieter sollte auf Referenzobjekte verzichten, die mit dem konkreten Objekt nicht vergleichbar sind.
4. Der Bieter sollte grundsätzlich unspezifische Hinweise und allgemein gehaltene Aussagen vermeiden.

Die Rechtsberatung der Architektenkammer NW steht Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung.