E-Mail-Pflichtangaben: Architekten in bestimmten Gesellschaftsformen betroffen!
Im Zuge der Handelsrechtsreform (Änderung des Handelsgesetzbuches, des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung und des Aktiengesetzes) müssen seit Jahresbeginn geschäftliche E-Mails, Telefaxe, Geschäftsrundschreiben und Postkarten von Kaufleuten und Gesellschaften die gleichen Angaben enthalten, die für sonstige Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind. Anders als im DAB 03/07 dargestellt, sind auch Partnerschaftsgesellschaften davon betroffen. Architekten in GmbHs, Aktiengesellschaften, GmbH & Co. KGs sowie Partnerschaftsgesellschaften sind gehalten, ihre Briefköpfe im Hinblick auf die gesetzlichen Pflichtangaben zu überprüfen und um fehlende Angaben zu ergänzen.
Zusammenschlüsse von Kammermitgliedern in Form von Gesellschaften bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaften) sowie Alleininhaber von Architekturbüros und Freie Mitarbeiter sind von diesen handelsrechtlichen Neuregelungen hingegen nicht betroffen. Wegen der entsprechenden Anwendung handelsrechtlicher Vorschriften für Angaben auf Geschäftsbriefen einer Partnerschaft müssen auch Partnerschaftsgesellschaften die zusätzlichen Angaben auf allen Geschäftsbriefen beachten müssen.
Regeln für GmbHs (§ 35a GmbHG)
Zu den Pflichtangaben für GmbHs gehören:
- die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister und im Gesellschaftsverzeichnis der AKNW eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform der Gesellschaft
- der Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
- alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
Zu den Pflichtangaben für Aktiengesellschaften gehören:
- die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister und im Gesellschaftsverzeichnis der AKNW eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform der Gesellschaft
- der Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
- alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
- der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Sofern ergänzende, freiwillige Angaben über das Kapital der GmbH gemacht werden sollen, müssen bei GmbHs in jedem Fall das Stammkapital und – wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind – der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. Bei Aktiengesellschaften ist das Grundkapital und – wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist – der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Nicht erforderlich sind die aufgeführten Pflichtangaben bei Mitteilungen und Berichten, für die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung üblicherweise Vordrucke verwendet werden.
Kommanditgesellschaften, auch GmbH & Co. KGs haben zusätzlich auf die Haftungsbeschränkung und die Firmen der einzelnen Gesellschafter hinzuweisen.
Partnerschaftsgesellschaften (§§ 7 Abs. 5 PartGG, 125 a HGB)
Zu den Pflichtangaben für Partnerschaften gehören:
- der vollständige Name in Übereinstimmung mit dem im Partnerschaftsregister und im Gesellschaftsverzeichnis der AKNW eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform der Gesellschaft
- der Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht der Gesellschaft und die Partnerschaftsregisternummer.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an die Rechtsberatung der Architektenkammer Nordrhein-Westfalen. Tel.: (02 11) 49 67 - 27.
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