Nützliche Hinweise für die Teilnahme an VOF Vergabeverfahren

Seit dem 1. November 1997 müssen öffentliche Auftraggeber bei der Vergabe von Aufträgen die VOF beachten. Die VOF regelt die Vergabe von Leistungen an freiberuflich tätige Auftragnehmer, sobald das Auftragsvolumen für die Dienstleistung mindestens 200.000 ECU netto (ca. 400.000 DM) beträgt.

Architekturbüros, die an solchen Vergabeverfahren teilnehmen möchten, interessieren sich für vor allem für zwei Fragen:

1. Woher bekommt man aktuelle Informationen über die Durchführung von Vergabeverfahren?

2. Welche Unterlagen müssen in welcher Form beim Auftraggeber eingereicht werden?

Wer die richtigen Antworten auf diese Fragen kennt, hält den Schlüssel zur erfolgreichen Teilnahme an VOF-Vergabeverfahren in der Hand. Jedes Büro muß sich mit diesen Fragen auseinandersetzen, wenn die betriebswirtschaftlichen Aufwendungen, die mit der Teilnahme am Vergabeverfahren verbunden sind, nicht von vornherein vergebliche sein sollen.

Der Zugang zu aktuellen Informationen über Vergabeverfahren

Wie bei den bekannten VOB/A Verfahren zur Vergabe von Bauleistungen, ist auch in der VOF geregelt, auf welchem Wege eine Ausschreibung bekannt zu machen ist.

Die VOF sieht vor, daß alle Auftraggeber, die einen Auftrag für eine freiberufliche Leistung vergeben wollen, ihre Absicht per Bekanntmachung mitteilen müssen. Bekanntmachungsorgane sind das Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und die Datenbank TED. Soweit in Deutschland der Bund Auftraggeber ist, muß darüber hinaus eine Veröffentlichung im Bundesausschreibungsblatt erfolgen.

Welche Informationsquelle die geeignetste ist, muß jedes Büro nach seinen betriebswirtschaftlichen Verhältnissen und Notwendigkeiten entscheiden. Die Informationsquellen sind im einzelnen:

Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften – Supplement

Kosten: 1.586 DM pro Jahr

Bezugsquelle: Bundesanzeiger Verlag

Postfach 100534

50445 Köln

Tel.: (0221) 97668-0

(auch über den Buchhandel)

Das Supplement erscheint 5x in der Woche. Es ist auch als CD-ROM erhältlich und über die Datenbank TED verfügbar.

Datenbank TED (Tenders Electronic Daily)

Kosten: ca. 1.200 DM pro Jahr

Zugang über: Echo-Kundendienst

BP 2373

L – 1023 LuxemburgEcho-Informationsservice Deutschland

Tel.: (0931) 2966200TED ist das elektronische Äquivalent zum Amtsblatt der EG. Die Datenbank ermöglicht den schnellsten Zugang zu den Informationen.

Bundesausschreibungsblatt

Kosten: 121 DM im HalbjahrBezugsquelle: Bundesausschreibungsblatt GmbH

Postfach 200180

40099 Düsseldorf

Tel.: (0211) 370848Das Bundesausschreibungsblatt erscheint 3x in der Woche und ist auch „online" verfügbar.

Länderausschreibungsblätter

Nicht alle Bundesländer haben ein eigenes Länderausschreibungsblatt. Nur in Berlin, Brandenburg, Hamburg, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen wird ein Länderausschreibungsblatt angeboten. 

Die richtige Selbstdarstellung im Verfahren

In der Vergabebekanntmachung fordert der Auftraggeber alle interessierten Bewerber auf, bestimmte Erklärungen zu ihrer Qualifikation zu machen.

Hierzu zählen Angaben zur Organisationsform des Büros, Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, sowie Nachweise der fachlichen Qualifikation und Leistungsfähigkeit. Anhand der von den Bewerbern erteilten Auskünfte wählt der Auftraggeber mindestens drei Bewerber aus, die er zur Verhandlung auffordert. Mit der mehr oder weniger gelungenen Selbstdarstellung „stehen und fallen" daher die Chancen eines Architekturbüros, überhaupt in die Verhandlungsrunde zu kommen.

Die Auswertung und Analyse durchgeführter VOF-Vergabeverfahren geben wichtige Hinweise darauf, welche Details jeder Bieter beim Zusammenstellen der Unterlagen beachten sollte:Die Unterlagen müssen vollständig sein, d.h. vollständig im Sinne der Vergabebekanntmachung. Nur hieraus ergibt sich, welche Angaben, Nachweise und Erklärungen der Auftraggeber fordert. Gemäß der §§ 7, 12, 13, 23 VOF ist der Auftraggeber berechtigt, diese vom Bieter zu fordern. 

 

 

Angaben zur Organisationsform

Bestehen wirtschaftlicher Verknüpfungen

Kooperation mit Dritten bei Auftragserteilung

Name und berufliche Qualifikation der tatsächlichen Leistungserbringer

Rechtsform bei einer Arbeitsgemeinschaft

Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Bankerklärung

Berufshaftpflichtversicherung

Bilanzen (soweit Veröffentlichung vorgeschrieben)

Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre

Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre bezogen auf zu vergebende Dienstleistungen

Nachweise der Qualifikation

Berufliche Befähigung des Führungspersonals, insbesondere des für die Dienstleistung verantwortlichen Personals

Referenzlisten (Bescheinigung der Auftraggeber) nach Rechnungswert, Leistungszeit und Angabe der erbrachten Dienstleistungen der letzten drei Jahre

Angaben über technische Leistung

Zahl der Beschäftigten und des Führungspersonals

Erklärung zur technischen Ausstattung

Maßnahmen der Qualitätssicherung, Forschungs- und Untersuchungsmöglichkeiten

Kontrolle der Leistungsfähigkeit und Qualitätsgewährleistung vor Ort

Art und Umfang von Subunternehmerleistungen

 

Der Bieter sollte bemüht sein, auf wenigen Seiten die gestellten Fragen überzeugend und erschöpfend zu beantworten. Er sollte sich auf das Wesentliche beschränken und sich auf die Darstellung projektorientierter Informationen konzentrieren.

Der Bieter sollte vermeiden, umfangreiche Referenzmappen und Ordner zusammenzustellen, die ein Studium und die Auswertung der Unterlagen wegen der Fülle von Informationen für den Auftraggeber unnötig erschweren.

Der Bieter sollte auf Referenzobjekte verzichten, die mit dem konkreten Objekt nicht vergleichbar sind.

Der Bieter sollte grundsätzlich unspezifische Hinweise und allgemein gehaltene Aussagen vermeiden.